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如何在每个环节获得大量的会议参与者，是会议策划管理者需要考虑的。比如签到、会议、餐饮、娱乐、学习、交流，他们都能如愿以偿。当然，活动策划公司也要注意参与者的一些突发情况，比如突发疾病、家庭危机或者其他个人烦恼。另外，随时可能发生的突发事件，比如发言人未能及时赶到、天气恶劣或音响设备故障等怎么办？作为一家专业的活动策划公司，我们提出以下建议供您参考。
首先，确立明确的目标
对于任何商业公司来说，要想让会议有价值，就要有明确的目的。通过会议获得自己需要的东西，为与会者提供相应的价值，回报投资。
二，改进信息的收集和分析
收集信息很重要，包括了解客户的需求(详见流程中的附录——客户需求分析单)，了解会议出席人员，了解媒体，了解预算，分析自己的不足。
三，追求持续创新
每一次会议都是对创新能力的挑战。无论是内容还是形式，不断创新才能让每一次会议都充满激情和乐趣。
四，制定周密的计划
不管是甘特图还是日程安排，一份周密的计划须包括会议的所有细节。此外，确保定期跟踪可以防止精心制定的计划成为项目经理墙上的装饰品。
五、实施严格的现场管理
在现场管理中，我们须严格控制日程上的项目，任何遗漏都会导致会议失败。另外，网站负责人需要有随机应变的能力。
六、结尾和详细总结
一次成功的会议需要有创意的策划；积极的谈判和沟通技巧；规范经营和财务管理；好的包装和系统的反馈。会后你提供了多少价值？你公司的投资收益是多少？与会者明年会参加您的会议吗？总结这些答案，并将其应用到下一个会议计划中。
七、尽力追求Z好
无论会议是大是小，无论会议计划有多好，都不可能做到尽善尽美。z重要的是建议，设计，修改。
