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年会策划公司介绍:如何应对突发事件

2022-12-14 11:02:56

  年会的节目策划往往会出现很多突发情况。我们常说的活动中的突发情况,大致可以分为三层。一层的含义是事件的发生和发展迅速而出乎意料;二层意思是事件很难处理,须采用非常规的方法来处理。活动管理作为一项复杂的系统工程,涉及到大量的人力、物力和资源的调度和管理。无论前期的策划和准备多么充分,在活动表演阶段都有可能出现意想不到的突发事件,因此如何应对突发事件将是活动成功的重要保证。
  1.重要的是设备故障或者停电。
  赛事进行过程中偶尔会遇到设备故障、电力中断等情况,尤其是一些中小型赛事。现场设备故障的发生是由于缺乏专业设备,尤其是在音响系统方面。因为巨大的价格悬殊,各个品牌的音响系统质量不一。一套小的用于会议的子品牌音响系统可能要几万元,质量自然得不到保证,以至于在活动的舞台上使用太久可能会尖叫甚至烧坏。但是一套大型专业级音响系统的投资从几百万到上千万不等。只要有专业人士负责现场使用这类专业设备,通常保险系数高。只有一种情况,就是下雨烧坏了电路。通常作为有经验的年会策划公司,会拿出一份方案,一般会有现场备份设备,确保万无一失。

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  2.程序流程
  由于嘉宾和演员临时缺席,节目流程发生变化。大型节日的嘉宾和演员通常要到z后一刻才能敲定,到场嘉宾的变动可能会导致一系列的节目流程问题。一个案例,在一次活动中出现了这样的问题。原定出席并宣布活动开幕的省领导因临时改变行程,在活动上演前取消了出席。但由于主办方、执行方和活动主持人之间的沟通问题,主持人在活动上演时按照剧本说了一句“请xxx领导宣布开幕”,z终上演了尴尬的一幕。同样,演员也可能因为航班等原因无法到达演出现场,所以需要重新调整现场的流程、音乐和灯光,因为大型晚会的音乐和灯光都是电脑编程的。
  3.气候变化。
  大型活动z怕现场突然刮风下雨。气候变化导致的突发事件可能会导致现场混乱,而安全事故可能会普遍发生,如下雨导致现场线路漏电,风导致舞台和灯光架倒塌等重大事故。这需要在活动前做好充分的准备。对于任何赛事,专业的赛事运营公司都会采取措施预防暴风雨天气,比如对灯光、音像录制设备进行防雨处理,加固灯光架等。同时,要仔细查看历史天文数据,关注近期天气预报。
  可见,突发事件的出现,不仅考验团队的应变能力,更考验团队的合作能力和毅力。任何紧急情况都可以通过什么方式解决?一个看偶然性,一个看团队的合作精神和坚持。俗话说,万事靠人,我们要面对任何突发事件,而不是回避。这也是我们在年会策划中应该坚持,在实施过程中应该尊重的一个理念。

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